Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens Top-up Harbor (topupharbor.nl en topupharbor.com) verwerkt wanneer je de website gebruikt, een account aanmaakt, een bestelling plaatst of contact met ons opneemt, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen en hoe lang wij ze bewaren.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Top-up Harbor is een eenmanszaak en de verwerkingsverantwoordelijke ("wij", "ons"). KVK-nummer 42167382, btw-id NL005551549B56. Postadres: Begijnstraat 6, 4871 EH Etten-Leur, Nederland (geen bezoekadres). Voor privacyvragen en voor het uitoefenen van je rechten kun je mailen naar info@topupharbor.com.

2. Welke gegevens wij verwerken, waarom en op welke grondslag

2.1 Websitebezoek

• Gegevens: je IP-adres, datum en tijd, de opgevraagde pagina, de statuscode, je browsertype en de verwijzende pagina (technische serverlogs). Je taal bepalen wij uit de taalinstelling van je browser en uit je eigen keuze; wij bepalen je locatie niet aan de hand van je IP-adres.
• Snelheidsbeperking: om misbruik van inlog-, bestel- en andere formulieren te voorkomen bewaren wij een gehashte vorm van je IP-adres of klantnummer (een HMAC met een geheime sleutel, niet terug te rekenen naar je IP-adres of klantnummer) samen met de aangesproken route en een teller.
• Doel: de website laten werken en beveiligen tegen misbruik. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: serverlogs 14 dagen; gehashte tellers hooguit enkele dagen (zie sectie 5).
• Derden: onze pagina's laden lettertypen, afbeeldingen en scripts van onze eigen server. Er worden geen lettertypen, scripts, analyse- of advertentiediensten van derden geladen. Alleen als je zelf op de WhatsApp-knop klikt, open je WhatsApp (zie 2.9).

2.2 Account en inloggen

• Gegevens: e-mailadres, je Player ID (Governor ID, 19 cijfers; je vult het in bij je eerste bestelling en wij bewaren het op je account), je taal, het tijdstip waarop je de voorwaarden accepteerde en je laatste inlogmoment. Bij elke succesvolle login leggen wij het tijdstip, het netwerkdeel van je IP-adres (bij IPv4 de eerste drie getallen, bij IPv6 de eerste drie blokken) en het browsertype vast.
• Inloggen: zonder wachtwoord, met een eenmalige inloglink per e-mail. De link is 15 minuten geldig en wordt bij ons alleen als eenrichtings-hash opgeslagen. Je sessie eindigt na 15 minuten inactiviteit.
• Doel: account, toegang tot je bestellingen, beveiliging van je account. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging (sub f).
• Bewaartermijn: account zolang je het gebruikt en daarna maximaal 24 maanden zonder bestelling of login; verlopen inloglinks 7 dagen na verlopen; inloggeschiedenis (netwerkdeel van het IP-adres, browsertype) 12 maanden.

2.3 Bestelling

• Gegevens: e-mailadres, Player ID en server/zone (indien opgegeven), je naam zoals je die invult, je land, product, aantal, bedrag, valuta, taal, gekozen betaalmethode, de taal waarin je bestelde, de tekst en het tijdstip van de instemmingen die je gaf (algemene voorwaarden, leeftijd, directe levering van digitale inhoud met verlies van het herroepingsrecht), de versie van de voorwaarden en van deze privacyverklaring die je zag, het netwerkdeel van je IP-adres (bij IPv4 de eerste drie getallen, bij IPv6 de eerste drie blokken) en je browsertype op het moment van instemmen, en eventuele opmerkingen.
• Doel: je bestelling uitvoeren en leveren, de betaling koppelen aan je bestelling, btw en administratie, en kunnen aantonen wat er is afgesproken en aan welke tekst je instemde. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (sub b), wettelijke verplichting voor administratie en btw (sub c) en ons gerechtvaardigd belang bij bewijs en fraudepreventie (sub f).
• Bewaartermijn: de bestelling maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht, of zolang de wet een langere termijn oplegt); het netwerkdeel van het IP-adres en het browsertype 12 maanden, de periode waarin een betaling meestal wordt betwist.
• IP-land als btw-bewijs: bij het plaatsen van je bestelling bepalen wij met een database op onze eigen server uit welk land je IP-adres komt. Alleen de landcode en de versie van de database worden bij de bestelling vastgelegd; je IP-adres gaat hiervoor naar niemand anders en wordt hiervoor niet bewaard. Het netwerkdeel van je IP-adres dat wij bij je instemming met de bestelling vastleggen (zie hierboven) is een apart gegeven met een eigen doel en bewaartermijn en staat los van het IP-land. Het IP-land is extra bewijs voor welke btw-regels gelden, naast het land dat je opgeeft en het land van de bank of kaart waarmee je betaalt. Doel: btw-administratie en fraudepreventie. Grondslag: wettelijke verplichting (sub c) en ons gerechtvaardigd belang (sub f). Bewaartermijn: de landcode 7 jaar, samen met de bestelling (fiscale bewaarplicht); zodra het eenloketsysteem voor btw (OSS) voor ons geldt (2027) 10 jaar. Wijkt het land af van het land dat je opgaf (bijvoorbeeld door een VPN) en heeft dat land geen Nederlandse btw, dan controleren wij de bestelling handmatig voordat wij leveren. Bronvermelding: IP Geolocation by DB-IP (db-ip.com), licentie CC BY 4.0.

2.4 Betaling

• Betalen kan met een Tikkie (ABN AMRO), met een bankoverschrijving naar onze zakelijke rekening en, als de betaalpagina die keuze toont, met een betaalkaart (Visa, Mastercard) of Rapid Transfer via Skrill (Paysafe). Wij verwerken zelf geen kaartgegevens.
• Tikkie: wij sturen ABN AMRO het bedrag, een omschrijving ("Top-up Harbor" met ons ordernummer), een vervaldatum en een kenmerk. Wij sturen geen naam of e-mailadres van jou mee. Na betaling ontvangen wij van ABN AMRO de betalingsstatus en de naam en het rekeningnummer (IBAN) van de betaler.
• Bankoverschrijving: jij maakt het bedrag over naar onze zakelijke rekening. Naam, IBAN, bedrag en omschrijving zien wij dan op onze bankrekening.
• Skrill (Paysafe): betaal je met een kaart of Rapid Transfer, dan ga je naar de betaalpagina van Skrill. Wij sturen Skrill het bedrag, de valuta, ons ordernummer en de taal; wij sturen geen naam of e-mailadres van jou mee. Na betaling ontvangen wij van Skrill de betalingsstatus, het bedrag en de betaalmethode, geen kaartnummer. Een e-mailadres dat Skrill meestuurt, bewaren wij niet.
• Controle: wij vergelijken de naam van de betaler met de naam die je bij je bestelling opgaf. Een verschil leidt tot een handmatige controle door ons; het leidt niet vanzelf tot een weigering. Wij leggen ook het land van de bank van de betaler vast; dat is ons bewijs van waar je woont voor de btw. Bij een betaling via Skrill ontvangen wij geen naam of IBAN van de betaler; zo'n bestelling controleren wij altijd handmatig voordat wij leveren.
• Doel: de betaling koppelen aan je bestelling, terugbetalen, boekhouding, fraudepreventie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (sub b), wettelijke verplichting (sub c), gerechtvaardigd belang (sub f).
• Bewaartermijn: het volledige IBAN van de betaler 18 maanden, daarna alleen gemaskeerd; naam van de betaler en bedrag zolang de bestelling wordt bewaard (7 jaar).

2.5 Levering via onze leverancier (Indonesië)

• Wat de leverancier ontvangt: alleen het productnummer (SKU), je Player ID, de server/zone (indien opgegeven) en een eigen, willekeurig gegenereerde bestelreferentie die niet naar jou terug te leiden is. Verder ontvangt de leverancier bij elke aanvraag technisch het IP-adres van onze server. De leverancier ontvangt niet je naam, e-mailadres, IP-adres, land, betaalgegevens of ons ordernummer.
• Rol van de leverancier: de leverancier gebruikt deze gegevens om je bestelling te leveren en is voor de gegevens die hij van ons ontvangt een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke (zie sectie 4). De leverancier kan gegevens doorgeven aan partijen verderop in de keten die nodig zijn voor de levering; wie dat zijn, weten wij niet. Een kopie van de modelcontractbepalingen kun je bij ons opvragen via info@topupharbor.com.
• Wat de leverancier verder met de gegevens doet: naast het leveren van je bestelling gebruikt de leverancier de gegevens om mislukte of vertraagde leveringen te onderzoeken, voor klantenservice, om fraude, terugboekingen (chargebacks) en sanctieschendingen te voorkomen en voor wettelijk verplichte administratie. De leverancier bewaart de gegevens zolang dat nodig is om je bestelling uit te voeren en te ondersteunen en daarna vijf jaar, of langer als de wet dat vereist; daarna wist of anonimiseert de leverancier ze.
• Controle van je Player ID: als je op "Controleer mijn Player ID" klikt, sturen wij je Player ID (en zone, indien opgegeven) naar de leverancier. Die geeft de bijbehorende spelersnaam terug. Wij tonen die alleen aan jou op het scherm en slaan hem niet op.
• Levering: de leverancier zet de digitale inhoud op het Player ID dat jij opgeeft.
• Wat wij zelf bewaren: een leveringslog met Player ID, server/zone, transactienummer van de leverancier, status en inkoopprijs, 7 jaar.
• Doel: je bestelling leveren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (sub b). Voor de doorgifte, zie sectie 4.

2.6 Facturen en boekhouding

• Gegevens: factuurnummer, datum, product, aantal, bedrag en btw, betaalmethode en -referentie, je e-mailadres en je Player ID (beide staan op de factuur). Wij mailen de factuur (pdf) naar je. Onze boekhoudsoftware Moneybird ontvangt de factuur als pdf-bijlage en een factuurregel; in de contactenlijst van Moneybird staat geen klantnaam of e-mailadres. Voor de koppeling met onze bankrekening gebruikt Moneybird een bankdatadienst.
• Doel: wettelijke factuur- en administratieplicht. Grondslag: wettelijke verplichting (sub c).
• Bewaartermijn: 7 jaar (fiscale bewaarplicht, of zolang de wet een langere termijn oplegt).

2.7 E-mail

• Wat wij mailen: de inloglink, de bevestiging van je bestelling (met de overeengekomen informatie en je instemmingen: tekstversie, taal en tijdstip), de factuur, de ontvangstbevestiging van een herroeping, en eenmalig, ongeveer drie dagen na levering, een uitnodiging om een review te schrijven (met een afmeldlink; grondslag ons gerechtvaardigd belang bij feedback), en als je je aanmeldt voor de wachtlijst of voor een game die nog niet te koop is een bevestigingsmail en daarna eenmalig een mail: bij de heropening of zodra wij die game verkopen (zie 2.14). Alle e-mail wordt verzonden en ontvangen via onze e-mailprovider TransIP (Nederland).
• Klantenservice: als je ons mailt, bewaren wij je bericht en ons antwoord in onze mailbox. Grondslag: stappen op jouw verzoek voor een overeenkomst of uitvoering ervan (sub b), anders ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden (sub f).
• Bewaartermijn: klantenservice-e-mail maximaal 24 maanden na het laatste bericht, tenzij het bericht nodig is voor de administratie of een geschil.

2.8 Herroeping

• Gegevens: naam, e-mailadres, het bestelnummer, tijdstip, of het herroepingsrecht op dat moment nog bestond, en het netwerkdeel van je IP-adres en je browsertype. Je krijgt een ontvangstbevestiging per e-mail.
• Doel: de wettelijke herroepingsfunctie uitvoeren en kunnen aantonen dat en wanneer je herriep. Grondslag: wettelijke verplichting (sub c) en ons gerechtvaardigd belang bij bewijs (sub f).
• Bewaartermijn: 7 jaar, samen met de bestelling; netwerkdeel van het IP-adres en browsertype 12 maanden.

2.9 Contact via WhatsApp of telefoon

• Als je ons via WhatsApp benadert, verwerkt WhatsApp (Meta) je telefoonnummer, profielnaam en berichten onder het eigen privacybeleid van WhatsApp. Wij gebruiken deze gegevens alleen om je verzoek af te handelen, bijvoorbeeld een bestelling op maat. Grondslag: stappen op jouw verzoek (sub b) of ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden (sub f).
• Bewaartermijn: maximaal 24 maanden na het laatste bericht, tenzij het nodig is voor de bestelling (dan de bewaartermijn van de bestelling).

2.10 Reviews

• Na een geleverde bestelling kun je een review schrijven: sterren, optionele titel en tekst, en een naam naar keuze (voornaam of initialen) of "Geverifieerde klant". Wij tonen de review pas na onze controle, samen met de maand en het product. Wij tonen nooit je e-mailadres, Player ID, bestelnummer of volledige naam. Noem geen spelersnamen, Governor ID's, servers of allianties.
• Grondslag: je toestemming (sub a). Je kunt die altijd intrekken door ons te vragen de review te verwijderen; wij doen dat zonder vertraging.
• Bewaartermijn: zolang de review getoond wordt. Als je je afmeldt voor herinneringen, bewaren wij je e-mailadres in een afmeldlijst om je niet opnieuw te mailen.
• Vertaling: reviews kunnen automatisch naar het Engels worden vertaald voor bezoekers die Engels hebben gekozen. Als wij dat doen, gebeurt het lokaal op onze eigen server met een offline model; de tekst van je review gaat daarbij naar geen enkele derde partij. Wij bewaren een vertaling zolang de review bestaat en verwijderen haar samen met de review. Het origineel blijft altijd zichtbaar.

2.11 Fraudepreventie en automatische limieten

Wij passen de volgende regels automatisch toe:

• Klanten die wij niet handmatig hebben goedgekeurd, kunnen tot een maximumbedrag per bestelling, per dag en per week bestellen. Boven die grens wijst de winkel de bestelling af tot wij het account hebben goedgekeurd.
• Na twee mislukte leveringen achter elkaar aan hetzelfde Player ID geldt voor dat Player ID een wachttijd, waarin de winkel nieuwe bestellingen voor dat Player ID weigert.
• Bij hoge totaalbedragen markeren wij de bestelling voor een handmatige controle. Wij kunnen een klant of een Player ID handmatig blokkeren.

De winkel toont bij een weigering een uitleg. Je kunt ons vragen de beslissing door een persoon te laten beoordelen en je standpunt naar voren te brengen: mail naar het adres in sectie 1. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij fraudepreventie (sub f). Bewaartermijn: wachttijdgegevens per Player ID 90 dagen na de laatste mislukking; blokkades tot wij ze opheffen, met een jaarlijkse controle.

2.12 Back-ups

• Wij maken elke nacht een volledige versleutelde back-up van onze gegevens (bestellingen, klanten, facturen, instellingen) en elk uur een versleutelde back-up van de bestel- en klantgegevens. De back-ups worden versleuteld voordat zij de server verlaten. De nachtelijke back-ups bewaren wij zeven dagen op de server en de uurlijkse 48 uur; een versleutelde kopie zetten wij in een eigen, beveiligd postvak in onze mailomgeving bij TransIP in Nederland.
• Onze hostingaanbieder TransIP maakt daarnaast eigen back-ups van de server ongeveer elke vier uur, met wekelijkse kopieën die ruim drie weken blijven bestaan.
• Bewaartermijn: de versleutelde kopieën in het postvak maximaal 30 dagen; een geautomatiseerde opruiming wist ze daarna definitief. Als wij gegevens op jouw verzoek wissen, kunnen ze daarom nog maximaal 30 dagen in versleutelde back-ups staan. Bij een herstel uit een back-up voeren wij eerdere verwijderingen opnieuw uit.

2.13 Identiteitsbewijs

Wij vragen geen kopie van je identiteitsbewijs en de webwinkel heeft geen functie om er een te uploaden of op te slaan. Stuur ons dus geen kopie van je identiteitsbewijs.

2.14 Wachtlijst bij heropening

• Is de webwinkel tijdelijk gesloten, dan kun je je e-mailadres achterlaten om één mail te krijgen zodra wij weer open zijn. Wij bewaren daarvoor je e-mailadres, de taal van de pagina, de tijdstippen van aanmelden en bevestigen en de versie van de toestemmingstekst. Om misbruik te beperken bewaren wij een gehashte waarde (HMAC) van je IP-adres, niet het adres zelf.
• Je bevestigt je aanmelding met de link in een bevestigingsmail. Zonder bevestiging sturen wij je geen mail bij de heropening.
• Bij een game die nog niet te koop is, kun je op dezelfde manier je e-mailadres achterlaten om één mail te krijgen zodra wij die game verkopen. Wij bewaren dan dezelfde gegevens en ook om welke game het gaat. Alles in deze sectie geldt hier net zo: je bevestigt met een link, je kunt je altijd afmelden en na die ene mail wissen wij je adres meteen.
• Grondslag: je toestemming (sub a). Je kunt die altijd intrekken met de afmeldlink in de bevestigingsmail of door ons te mailen; wij wissen je adres dan meteen.
• Bewaartermijn: zonder bevestiging 48 uur. Na bevestiging tot wij de mail bij de heropening hebben verstuurd (daarna wissen wij je adres meteen), en hoogstens 12 maanden.

3. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen met de volgende partijen, voor zover nodig voor het genoemde doel:

Diensten die geen persoonsgegevens van klanten ontvangen (wisselkoersen, beschikbaarheidsbewaking van onze website) staan hier niet. Banken waarmee wij zakendoen bewaren betaalgegevens zolang hun eigen wettelijke plichten dat vereisen; dat geldt ook voor een zakelijke rekening die wij niet meer gebruiken.

4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

• Onze leverancier, Indonesië. Voor Indonesië bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Wij geven de gegevens uit sectie 2.5 daarom door aan onze leverancier op basis van de modelcontractbepalingen (standard contractual clauses) van de Europese Commissie (module één, van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerkingsverantwoordelijke), die deel uitmaken van onze overeenkomst met de leverancier, samen met een beoordeling van de wetten en praktijken van Indonesië die op de doorgifte van toepassing zijn. Wij beperken de doorgifte tot de gegevens die nodig zijn om je bestelling te leveren. Je kunt een kopie van de modelcontractbepalingen opvragen door te mailen naar het adres in sectie 1.
• WhatsApp (Meta). Als je ons via WhatsApp benadert, kan Meta gegevens buiten de EER verwerken; de grondslag daarvoor staat in het privacybeleid van WhatsApp.
• Voor de overige ontvangers in sectie 3 vindt geen doorgifte buiten de EER plaats.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

Na afloop van een termijn wissen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een wettelijke verplichting of een lopend geschil bewaren nodig maakt.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kunt een gegeven toestemming intrekken.

• Hoe: stuur een e-mail naar het adres in sectie 1, vanaf het e-mailadres van je account. Wij vragen je eerst je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door ons te antwoorden vanaf dat adres en een gegeven te noemen dat wij kunnen controleren (zoals je Player ID of een bestelnummer). Wij vragen daarvoor geen kopie van een identiteitsbewijs.
• Termijn: wij reageren binnen één maand. Bij complexe of veel verzoeken kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; dan laten wij dat binnen de eerste maand weten. Het is gratis.
• Inzage en overdraagbaarheid: je krijgt een overzicht van je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat (JSON).
• Verwijdering: wij wissen of anonimiseren je gegevens. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (facturen en de bijbehorende bestelgegevens, 7 jaar) blijven bewaard en worden alleen voor die verplichting gebruikt; wij laten je weten wat blijft en waarom. Gegevens in versleutelde back-ups verdwijnen binnen de termijn in sectie 2.12.
• Beperking: wij markeren je gegevens zodat wij ze niet meer gebruiken behalve voor bewaring en voor het verdedigen van rechten.
• Automatische limieten: zie sectie 2.11; je kunt een beoordeling door een persoon vragen.
• Klacht: je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Cookies en lokale opslag

• Sessiecookie tuh_shop (winkel). Noodzakelijk voor de werking: onthoudt je taalkeuze, je valutaweergave, je inlogsessie, een beveiligingstoken tegen misbruik van formulieren en een teller voor de controle van je Player ID. Het cookie is HttpOnly, Secure en SameSite=Lax. Je inlogsessie eindigt na 15 minuten inactiviteit.
• Lokale opslag in je browser (localStorage en sessionStorage): onthoudt je taal- en valutakeuze op de statische pagina's en of je een melding hebt weggeklikt. Deze gegevens blijven in je browser en worden niet naar ons gestuurd.
• Wij gebruiken geen analyse-, marketing- of trackingcookies. Zie ook ons cookiebeleid.

8. Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen: verbinding via HTTPS, inloglinks alleen als hash opgeslagen en eenmalig bruikbaar, beperkte sessieduur, gehashte IP-adressen voor snelheidsbeperking, versleutelde back-ups, en toegang tot klantgegevens alleen voor de eigenaar via een beveiligd beheerpaneel. Bij een inbreuk op persoonsgegevens volgen wij een vaste procedure en melden wij die binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vereist, en aan jou als de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor je inhoudt.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De versie en de datum bovenaan geven aan welke tekst geldt. Bij een bestelling leggen wij vast welke versie je zag.