Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité décrit quelles données personnelles Top-up Harbor (topupharbor.nl et topupharbor.com) traite lorsque vous utilisez le site, créez un compte, passez une commande ou nous contactez, pourquoi nous le faisons, avec qui nous partageons des données et combien de temps nous les conservons.

1. Qui est responsable de vos données

Top-up Harbor est une entreprise individuelle et le responsable du traitement (« nous »). Numéro KVK (registre néerlandais du commerce) 42167382, numéro de TVA NL005551549B56. Adresse postale : Begijnstraat 6, 4871 EH Etten-Leur, Pays-Bas (pas d'accueil du public). Pour toute question sur la vie privée et pour exercer vos droits, écrivez à info@topupharbor.com.

2. Quelles données nous traitons, pourquoi et sur quelle base juridique

2.1 Visite du site

• Données : votre adresse IP, la date et l'heure, la page demandée, le code de statut, votre type de navigateur et la page de provenance (journaux techniques du serveur). Nous déterminons votre langue d'après le réglage de langue de votre navigateur et d'après votre propre choix ; nous ne déterminons pas votre localisation à partir de votre adresse IP.
• Limitation du débit : pour éviter l'utilisation abusive des formulaires de connexion, de commande et autres, nous conservons une forme hachée de votre adresse IP ou de votre numéro de client (un HMAC avec une clé secrète, impossible à reconvertir en votre adresse IP ou numéro de client) avec la route sollicitée et un compteur.
• Finalité : faire fonctionner le site et le protéger contre les abus. Base juridique : notre intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f, RGPD).
• Durée de conservation : journaux du serveur 14 jours ; compteurs hachés quelques jours au plus (voir section 5).
• Tiers : nos pages chargent les polices, images et scripts depuis notre propre serveur. Aucune police, aucun script, aucun service d'analyse ou de publicité de tiers n'est chargé. Vous n'ouvrez WhatsApp que si vous cliquez vous-même sur le bouton WhatsApp (voir 2.9).

2.2 Compte et connexion

• Données : adresse e-mail, votre Player ID (Governor ID, 19 chiffres ; vous le saisissez lors de votre première commande et nous le conservons sur votre compte), votre langue, le moment où vous avez accepté les conditions et votre dernière connexion. À chaque connexion réussie nous enregistrons l'heure, la partie réseau de votre adresse IP (pour IPv4 les trois premiers nombres, pour IPv6 les trois premiers blocs) et le type de navigateur.
• Connexion : sans mot de passe, avec un lien de connexion à usage unique envoyé par e-mail. Le lien est valable 15 minutes et n'est conservé chez nous que sous forme de hachage à sens unique. Votre session prend fin après 15 minutes d'inactivité.
• Finalité : compte, accès à vos commandes, sécurité de votre compte. Base juridique : exécution du contrat (art. 6, par. 1, point b) et notre intérêt légitime à la sécurité (point f).
• Durée de conservation : le compte tant que vous l'utilisez, puis au maximum 24 mois sans commande ni connexion ; liens de connexion expirés 7 jours après leur expiration ; historique de connexion (partie réseau de l'adresse IP, type de navigateur) 12 mois.

2.3 Commande

• Données : adresse e-mail, Player ID et serveur/zone (si indiqués), votre nom tel que vous le saisissez, votre pays, produit, quantité, montant, devise, langue, mode de paiement choisi, la langue de votre commande, le texte et l'heure des consentements donnés (conditions générales, âge, livraison immédiate du contenu numérique avec perte du droit de rétractation), la version des conditions et de la présente politique que vous avez vue, la partie réseau de votre adresse IP (pour IPv4 les trois premiers nombres, pour IPv6 les trois premiers blocs) et votre type de navigateur au moment du consentement, ainsi que d'éventuelles remarques.
• Finalité : exécuter et livrer votre commande, rattacher le paiement à votre commande, TVA et comptabilité, et pouvoir démontrer ce qui a été convenu et à quel texte vous avez consenti. Base juridique : exécution du contrat (point b), obligation légale de comptabilité et de TVA (point c) et notre intérêt légitime à la preuve et à la prévention de la fraude (point f).
• Durée de conservation : la commande 7 ans au maximum (obligation fiscale de conservation, ou plus longtemps si la loi l'exige) ; partie réseau de l'adresse IP et type de navigateur 12 mois, la période pendant laquelle un paiement est généralement contesté.
• Pays de l'IP comme preuve de TVA : lorsque tu passes ta commande, nous déterminons, à l'aide d'une base de données sur notre propre serveur, de quel pays provient ton adresse IP. Seuls le code pays et la version de la base de données sont enregistrés avec la commande ; ton adresse IP n'est transmise à personne pour cela et n'est pas conservée à cette fin. La partie réseau de ton adresse IP que nous enregistrons lorsque tu donnes ton accord pour la commande (voir ci-dessus) est une donnée distincte, avec sa propre finalité et sa propre durée de conservation ; elle est indépendante du pays de l'IP. Le pays de l'IP est une preuve supplémentaire des règles de TVA applicables, en plus du pays que tu indiques et du pays de la banque ou de la carte avec laquelle tu paies. Finalité : administration de la TVA et prévention de la fraude. Base juridique : obligation légale (point c) et notre intérêt légitime (point f). Durée de conservation : le code pays 7 ans, avec la commande (obligation fiscale de conservation) ; 10 ans dès que le guichet unique OSS nous concernera (2027). Si le pays diffère de celui que tu as indiqué (par exemple à cause d'un VPN) et que ce pays n'a pas de TVA néerlandaise, nous vérifions la commande manuellement avant de livrer. Attribution : IP Geolocation by DB-IP (db-ip.com), licence CC BY 4.0.

2.4 Paiement

• Vous pouvez payer par Tikkie (ABN AMRO), par virement bancaire sur notre compte professionnel et, si la page de paiement propose ce choix, par carte de paiement (Visa, Mastercard) ou Rapid Transfer via Skrill (Paysafe). Nous ne traitons pas nous-mêmes de données de carte.
• Tikkie : nous envoyons à ABN AMRO le montant, une description (« Top-up Harbor » avec notre numéro de commande), une date d'expiration et une référence. Nous n'envoyons ni votre nom ni votre adresse e-mail. Après le paiement, nous recevons d'ABN AMRO le statut du paiement ainsi que le nom et le numéro de compte (IBAN) du payeur.
• Virement bancaire : vous virez le montant sur notre compte professionnel. Nous voyons alors nom, IBAN, montant et libellé sur notre compte bancaire.
• Skrill (Paysafe) : si vous payez par carte ou par Rapid Transfer, vous êtes dirigé vers la page de paiement de Skrill. Nous envoyons à Skrill le montant, la devise, notre numéro de commande et la langue ; nous n'envoyons ni votre nom ni votre adresse e-mail. Après le paiement, nous recevons de Skrill le statut du paiement, le montant et le mode de paiement, pas le numéro de carte. Nous ne conservons pas l'adresse e-mail que Skrill transmet éventuellement.
• Contrôle : nous comparons le nom du payeur avec le nom que vous avez indiqué pour votre commande. Une différence entraîne un contrôle manuel de notre part ; elle n'entraîne pas automatiquement un refus. Nous enregistrons aussi le pays de la banque du payeur ; c'est notre preuve de l'endroit où vous résidez pour la TVA. Pour un paiement via Skrill, nous ne recevons ni le nom ni l'IBAN du payeur ; nous contrôlons toujours manuellement une telle commande avant de livrer.
• Finalité : rattacher le paiement à votre commande, remboursements, comptabilité, prévention de la fraude. Base juridique : exécution du contrat (point b), obligation légale (point c), intérêt légitime (point f).
• Durée de conservation : l'IBAN complet du payeur 18 mois, ensuite uniquement masqué ; le nom du payeur et le montant aussi longtemps que la commande est conservée (7 ans).

2.5 Livraison par notre fournisseur (Indonésie)

• Ce que le fournisseur reçoit : uniquement le code produit (SKU), votre Player ID, le serveur/la zone (si indiqués) et notre propre référence de commande générée aléatoirement, qui ne permet pas de remonter jusqu'à vous. En outre, le fournisseur reçoit techniquement l'adresse IP de notre serveur à chaque requête. Le fournisseur ne reçoit pas votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse IP, votre pays, vos données de paiement ni notre numéro de commande.
• Rôle du fournisseur : le fournisseur utilise ces données pour livrer votre commande et est, pour les données qu'il reçoit de nous, un responsable du traitement indépendant (voir section 4). Le fournisseur peut transmettre des données à des parties situées plus loin dans la chaîne et nécessaires à la livraison ; nous ne savons pas lesquelles. Vous pouvez nous demander une copie des clauses contractuelles types à info@topupharbor.com.
• Ce que le fournisseur fait en outre des données : outre la livraison de votre commande, le fournisseur utilise les données pour examiner les livraisons échouées ou retardées, pour le service client, pour prévenir la fraude, les rétrofacturations (chargebacks) et les violations des sanctions, ainsi que pour la tenue des registres exigée par la loi. Il conserve les données aussi longtemps que nécessaire pour exécuter et assister votre commande, puis pendant cinq ans, ou plus longtemps si la loi l'exige, après quoi il les efface ou les anonymise.
• Vérification de votre Player ID : si vous cliquez sur « Vérifier mon Player ID », nous envoyons votre Player ID (et la zone, si indiquée) au fournisseur. Celui-ci renvoie le nom de joueur correspondant. Nous ne l'affichons qu'à vous, à l'écran, et ne l'enregistrons pas.
• Livraison : le fournisseur crédite le contenu numérique sur le Player ID que vous indiquez.
• Ce que nous conservons nous-mêmes : un journal de livraison avec Player ID, serveur/zone, numéro de transaction du fournisseur, statut et prix d'achat, pendant 7 ans.
• Finalité : livrer votre commande. Base juridique : exécution du contrat (point b). Pour le transfert, voir la section 4.

2.6 Factures et comptabilité

• Données : numéro de facture, date, produit, quantité, montant et TVA, mode et référence de paiement, votre adresse e-mail et votre Player ID (tous deux figurent sur la facture). Nous vous envoyons la facture (PDF) par e-mail. Notre logiciel de comptabilité Moneybird reçoit la facture en pièce jointe PDF et une ligne de facture ; la liste de contacts de Moneybird ne contient ni nom de client ni adresse e-mail. Pour la liaison avec notre compte bancaire, Moneybird utilise un service de données bancaires.
• Finalité : obligations légales de facturation et de comptabilité. Base juridique : obligation légale (point c).
• Durée de conservation : 7 ans (obligation fiscale de conservation, ou plus longtemps si la loi l'exige).

2.7 E-mail

• Ce que nous envoyons : le lien de connexion, la confirmation de votre commande (avec les informations convenues et vos consentements : version du texte, langue et heure), la facture, l'accusé de réception d'une rétractation et, une seule fois, environ trois jours après la livraison, une invitation à écrire un avis (avec un lien de désinscription ; base : notre intérêt légitime à recueillir des retours), et, si vous vous inscrivez sur la liste d'attente ou pour un jeu qui n'est pas encore en vente, un e-mail de confirmation puis, une seule fois, un e-mail : à la réouverture ou dès que nous vendons ce jeu (voir 2.14). Tous les e-mails sont envoyés et reçus par l'intermédiaire de notre fournisseur de messagerie TransIP (Pays-Bas).
• Service client : si vous nous écrivez, nous conservons votre message et notre réponse dans notre boîte aux lettres. Base juridique : démarches à votre demande avant un contrat ou exécution de celui-ci (point b), sinon notre intérêt légitime à vous répondre (point f).
• Durée de conservation : e-mails du service client 24 mois au maximum après le dernier message, sauf si le message est nécessaire à la comptabilité ou à un litige.

2.8 Rétractation

• Données : nom, adresse e-mail, numéro de commande, heure, indication que le droit de rétractation existait encore à ce moment, ainsi que la partie réseau de votre adresse IP et votre type de navigateur. Vous recevez un accusé de réception par e-mail.
• Finalité : faire fonctionner la fonction légale de rétractation et pouvoir démontrer que et quand vous vous êtes rétracté. Base juridique : obligation légale (point c) et notre intérêt légitime à la preuve (point f).
• Durée de conservation : 7 ans, avec la commande ; partie réseau de l'adresse IP et type de navigateur 12 mois.

2.9 Contact par WhatsApp ou téléphone

• Si vous nous contactez par WhatsApp, WhatsApp (Meta) traite votre numéro de téléphone, votre nom de profil et vos messages selon sa propre politique de confidentialité. Nous n'utilisons ces données que pour traiter votre demande, par exemple une commande sur mesure. Base juridique : démarches à votre demande (point b) ou notre intérêt légitime à vous répondre (point f).
• Durée de conservation : 24 mois au maximum après le dernier message, sauf si nécessaire pour la commande (alors la durée de conservation de la commande).

2.10 Avis

• Après une commande livrée, vous pouvez écrire un avis : étoiles, titre et texte facultatifs, et un nom de votre choix (prénom ou initiales) ou « Client vérifié ». Nous ne publions l'avis qu'après vérification, avec le mois et le produit. Nous n'affichons jamais votre adresse e-mail, votre Player ID, votre numéro de commande ni votre nom complet. Ne mentionnez pas de noms de joueurs, de Governor ID, de serveurs ni d'alliances.
• Base juridique : votre consentement (point a). Vous pouvez le retirer à tout moment en nous demandant de supprimer l'avis ; nous le faisons sans délai.
• Durée de conservation : tant que l'avis est affiché. Si vous vous désinscrivez des rappels, nous conservons votre adresse e-mail dans une liste de désinscription afin de ne plus vous écrire.
• Traduction : les avis peuvent être traduits automatiquement en anglais pour les visiteurs qui ont choisi l'anglais. Lorsque nous le faisons, cela se fait localement, sur notre propre serveur, avec un modèle hors ligne ; le texte de votre avis n'est transmis à aucun tiers. Nous conservons une traduction aussi longtemps que l'avis existe et la supprimons avec l'avis. L'original reste toujours visible.

2.11 Prévention de la fraude et limites automatiques

Nous appliquons automatiquement les règles suivantes :

• Les clients que nous n'avons pas approuvés manuellement peuvent commander jusqu'à un montant maximal par commande, par jour et par semaine. Au-delà de cette limite, la boutique refuse la commande jusqu'à ce que nous ayons approuvé le compte.
• Après deux échecs de livraison consécutifs vers le même Player ID, un délai d'attente s'applique à ce Player ID ; pendant ce délai, la boutique refuse de nouvelles commandes pour ce Player ID.
• Pour les montants totaux élevés, nous signalons la commande pour un contrôle manuel. Nous pouvons bloquer manuellement un client ou un Player ID.

La boutique affiche une explication en cas de refus. Vous pouvez nous demander de faire réexaminer la décision par une personne et de faire valoir votre point de vue : écrivez à l'adresse indiquée à la section 1. Base juridique : notre intérêt légitime à la prévention de la fraude (point f). Durée de conservation : données de délai d'attente par Player ID 90 jours après le dernier échec ; blocages jusqu'à leur levée, avec un contrôle annuel.

2.12 Sauvegardes

• Chaque nuit nous réalisons une sauvegarde chiffrée complète de nos données (commandes, clients, factures, paramètres) et chaque heure une sauvegarde chiffrée des données de commandes et de clients. Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter le serveur. Nous conservons les sauvegardes nocturnes sept jours et les sauvegardes horaires 48 heures sur le serveur ; nous plaçons une copie chiffrée dans une boîte aux lettres dédiée et sécurisée de notre propre environnement de messagerie chez TransIP, aux Pays-Bas.
• Notre hébergeur TransIP réalise en outre ses propres sauvegardes du serveur environ toutes les quatre heures, avec des copies hebdomadaires conservées un peu plus de trois semaines.
• Durée de conservation : les copies chiffrées dans la boîte aux lettres 30 jours au maximum ; un nettoyage automatisé les supprime ensuite définitivement. Si nous effaçons des données à votre demande, elles peuvent donc rester encore 30 jours au plus dans des sauvegardes chiffrées. Lors d'une restauration à partir d'une sauvegarde, nous appliquons de nouveau les effacements antérieurs.

2.13 Pièce d'identité

Nous ne demandons pas de copie de votre pièce d'identité et la boutique ne dispose d'aucune fonction pour en téléverser ou en enregistrer une. Ne nous envoyez donc pas de copie de votre pièce d'identité.

2.14 Liste d'attente pour la réouverture

• Si la boutique est temporairement fermée, vous pouvez laisser votre adresse e-mail pour recevoir un seul e-mail dès notre réouverture. Pour cela, nous conservons votre adresse e-mail, la langue de la page, les heures d'inscription et de confirmation et la version du texte de consentement. Pour limiter les abus, nous conservons une valeur hachée (HMAC) de votre adresse IP, pas l'adresse elle-même.
• Vous confirmez votre inscription avec le lien d'un e-mail de confirmation. Sans confirmation, nous ne vous écrivons pas à la réouverture.
• Pour un jeu qui n'est pas encore en vente, vous pouvez laisser votre adresse e-mail de la même manière pour recevoir un seul e-mail dès que nous vendons ce jeu. Nous conservons alors les mêmes données, ainsi que le jeu concerné. Tout ce qui figure dans cette section s'applique de la même façon : vous confirmez avec un lien, vous pouvez vous désinscrire à tout moment et, après cet unique e-mail, nous supprimons votre adresse immédiatement.
• Base juridique : votre consentement (point a). Vous pouvez le retirer à tout moment avec le lien de désinscription de l'e-mail de confirmation ou en nous écrivant ; nous supprimons alors votre adresse immédiatement.
• Durée de conservation : sans confirmation, 48 heures. Après confirmation, jusqu'à l'envoi de l'e-mail de réouverture (nous supprimons alors votre adresse immédiatement), et au plus 12 mois.

3. Avec qui nous partageons des données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne partageons des données qu'avec les parties suivantes, dans la mesure nécessaire à la finalité indiquée :

Les services qui ne reçoivent aucune donnée personnelle de clients (taux de change, surveillance de la disponibilité de notre site) ne figurent pas ici. Les banques avec lesquelles nous travaillons conservent les données de paiement aussi longtemps que leurs propres obligations légales l'exigent ; cela vaut aussi pour un compte professionnel que nous n'utilisons plus.

4. Transferts en dehors de l'Espace économique européen

• Notre fournisseur, Indonésie. Il n'existe pas de décision d'adéquation de la Commission européenne pour l'Indonésie. Nous transférons donc les données de la section 2.5 à notre fournisseur sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne (module un, de responsable du traitement à responsable du traitement), qui font partie de notre contrat avec le fournisseur, ainsi que d'une évaluation des lois et pratiques de l'Indonésie applicables au transfert. Nous limitons le transfert aux données nécessaires pour livrer votre commande. Vous pouvez demander une copie des clauses contractuelles types en écrivant à l'adresse indiquée à la section 1.
• WhatsApp (Meta). Si vous nous contactez par WhatsApp, Meta peut traiter des données en dehors de l'EEE ; la base de ce traitement figure dans la politique de confidentialité de WhatsApp.
• Pour les autres destinataires de la section 3, aucun transfert en dehors de l'EEE n'a lieu.

5. Combien de temps nous conservons les données

À l'expiration d'un délai, nous effaçons ou anonymisons les données, sauf si une obligation légale ou un litige en cours impose de les conserver.

6. Vos droits

Vous avez un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition, et vous pouvez retirer un consentement donné.

• Comment : envoyez un e-mail à l'adresse indiquée à la section 1, depuis l'adresse e-mail de votre compte. Nous vous demandons d'abord de confirmer votre identité, par exemple en répondant depuis cette adresse et en indiquant un élément que nous pouvons vérifier (comme votre Player ID ou un numéro de commande). Nous ne demandons pas de copie d'une pièce d'identité pour cela.
• Délai : nous répondons dans un délai d'un mois. Pour des demandes complexes ou nombreuses, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois au maximum ; nous vous en informons dans le premier mois. C'est gratuit.
• Accès et portabilité : vous recevez un aperçu de vos données dans un format courant, lisible par machine (JSON).
• Effacement : nous effaçons ou anonymisons vos données. Les données que nous devons conserver légalement (factures et données de commande correspondantes, 7 ans) sont conservées et utilisées uniquement pour cette obligation ; nous vous indiquons ce qui reste et pourquoi. Les données figurant dans des sauvegardes chiffrées disparaissent dans le délai de la section 2.12.
• Limitation : nous marquons vos données afin de ne plus les utiliser, sauf pour la conservation et pour la défense de droits.
• Limites automatiques : voir la section 2.11 ; vous pouvez demander un réexamen par une personne.
• Réclamation : vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Cookies et stockage local

• Cookie de session tuh_shop (boutique). Nécessaire au fonctionnement : mémorise votre choix de langue, l'affichage de la devise, votre session de connexion, un jeton de sécurité contre l'usage abusif des formulaires et un compteur pour la vérification de votre Player ID. Le cookie est HttpOnly, Secure et SameSite=Lax. Votre session de connexion prend fin après 15 minutes d'inactivité.
• Stockage local dans votre navigateur (localStorage et sessionStorage) : mémorise votre choix de langue et de devise sur les pages statiques et si vous avez fermé un message. Ces données restent dans votre navigateur et ne nous sont pas envoyées.
• Nous n'utilisons aucun cookie d'analyse, de marketing ou de suivi. Voir aussi notre politique de cookies.

8. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles : connexions en HTTPS, liens de connexion conservés uniquement sous forme de hachage et utilisables une seule fois, durée de session limitée, adresses IP hachées pour la limitation du débit, sauvegardes chiffrées, et accès aux données des clients réservé au propriétaire via un panneau d'administration sécurisé. En cas de violation de données personnelles, nous suivons une procédure fixe et la notifions dans les 72 heures à l'autorité néerlandaise de protection des données lorsque la loi l'exige, et à vous lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vous.

9. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La version et la date en haut indiquent quel texte s'applique. Lors d'une commande, nous enregistrons la version que vous avez vue.